A vacancy at Cosmopolis: Management Assistant (NL)

5 January 2020

Application deadline: 5 January 2020
A vacancy at Cosmopolis: Management Assistant (NL)

We zoeken een veelzijdige kracht die zich thuis voelt in een administratieve omgeving, probleemoplossend denkt, eigen initiatief neemt en meedenkt met onze organisatie. Je hebt affiniteit met het onderwijs en onderzoek binnen de vakgebieden van de stedenbouw, ruimtelijke planning en stadsgeografie. Je takenpakket bestaat uit:

a) Administratieve ondersteuning van het onderwijs, zoals:

  • Onthaal
  • Logistieke ondersteuning van de organisatie van het onderwijs: opmaak lessen- en examenroosters, leslokalenbeheer, studiereis, masterproef, uitwisselingen, studentenadministratie, communicatie met studenten, beheer softwarelicenties, financiële administratie onderwijs (facturen, onkostennota's, …)
  • Logistieke en inhoudelijke ondersteuning opleidingsraad: voorbereiden, opvolging en verslaggeving, voorbereiding en ondersteuning bij de kwaliteitszorg van de opleidingen
  • Ondersteuning studenten rond samenstelling curriculum, infodagen
  • Actualiseren van de website en andere communicatiemedia van de opleiding.

b) Administratieve ondersteuning van het onderzoek, zoals:

  • Logistieke, administratieve en inhoudelijke ondersteuning bij het voorbereiden en opvolgen van projecten (opmaak projectvoorstellen en offertes, ondersteuning projectmanagement, rapportage, financiële opvolging)
  • Financiële administratie (facturen, onkostennota’s, ...), voorbereiding en opvolging financiële planning
  • Logistieke en administratieve ondersteuning van onderzoeksgerelateerde activiteiten, zoals workshops, symposia en projectvergaderingen
  • Coördineren van onderzoeksgerelateerde communicatie.

c) Administratieve ondersteuning bij personeelszaken, zoals:

  • Administratieve ondersteuning bij aanwervings- en hernieuwingsdossiers van onderzoekers en docenten

Deze taken kunnen op termijn verschuiven binnen het administratief management team van de vakgroep Geografie. Voor deze functie zal de Humanities, Sciences & Engineering Campus je thuisbasis worden.

Profiel
Wat verwachten wij van jou?

  • Je beschikt minstens over een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring
  • Je hebt goede verbale en schriftelijke communicatievaardigheden, in het Nederlands en het Engels. Goede kennis van het Frans in spreken en schrijven is een troef
  • Je hebt een degelijke kennis van het gebruik van de courante officetoepassingen (waaronder MS-Office) op administratief vlak
  • Je hebt voldoende voeling met administratieve processen in een organisatie en voldoende voeling met boekhoudkundige processen
  • Je hebt kennis van of affiniteit met het vakgebied van de stedenbouw, de ruimtelijke planning en de stadsgeografie
  • Je hebt kennis van of affiniteit met het hoger of universitair onderwijslandschap
  • Je vindt orde en nauwkeurigheid in het volbrengen van taken belangrijk
  • Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie
  • Je staat erom bekend een harde, dynamische werker te zijn, die steeds oplossingsgericht denkt
  • Je hebt organisatorisch talent in het plannen, uitvoeren en opvolgen van taken
  • Je kunt functioneren op zelfstandige basis
  • Je hebt een pragmatische ingesteldheid en je zoekt actief mee naar oplossingen voor het optimaliseren van de werking
  • Je bent in staat om je aan te passen aan wijzigende omstandigheden of ten opzichte van verschillende personen
  • Je voelt je betrokken bij het succes van onze universiteit en meer bepaald bij het belang van een sterke en betrouwbare administratieve dienstverlening.

Aanbod
Word jij onze nieuwe collega? Dan bieden we je een contract van onbepaalde duur aan met een salaris gekoppeld aan graad 4, 5 of 6, afhankelijk van je competenties en eerdere relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en bieden we je kansen om je carrière (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

  • Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding;
  • Een kosteloze hospitalisatie- en groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;
  • De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via VUB LRN;
  • Voordelige sportmogelijkheden;
  • Ecocheques;
  • Heerlijke maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
  • Een open en familiale werkomgeving met aandacht voor je work-life balance én een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen (bij voltijdse tewerkstelling). 

Geïnteresseerd?
Spreekt deze functie je aan? Bezorg ons vóór 06/01/2020 je cv, motivatiebrief en hoogst behaalde diploma (niet van toepassing voor VUB-alumni).

Ons sollicitatieproces voor deze vacature ziet er als volgt uit:

  • Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters.
  • Stap 2: Een vergelijkende proef op onze campus, gaat door op 13/01/2020 (onder voorbehoud van wijzigingen).
  • Stap 3: Een finaal gesprek staat gepland op 20/01/2020 (onder voorbehoud van wijzigingen). 

Vragen over de functie-inhoud? Contacteer prof. dr. Kobe Boussauw via kobe.boussauw@vub.be of 02/629.35.11 of prof. dr. Michael Ryckewaert via michael.ryckewaert@vub.be of 02/629.35.49.
Vragen over de selectieprocedure? Contacteer Natasja Amys via natasja.amys@vub.be of 02/629.20.01.

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB? Ga dan naar www.jobs.vub.be en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.

Kenmerken:
Personeelsformatie: werkingstoelage
Contract: onbepaalde duur
Hoofdeenheid: Vakgroep Geografie - Cosmopolis Centre for Urban Research
Omvang: deeltijds (0,5 VTE)
Functie: Management Assistant
Gradengroep: 4-5-6
Wijze van begeven: werving